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关于促进ERP系统改善的几点建议

SEP技术支持 | 2020/3/8 14:57:17

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由于各种不可抗力因素，我们可能会陷入在投入使用ERP系统的过程中需要更换企业管理软件的情况。例如，市场环境的变化，或客户自身需求的变化等。导致原有系统的运行和维护费用超过预定计划。那么，你准备好替换它了吗？如果没有，是时候做点什么来改善目前的状况了。

通常我们总是认为只有在有明显错误的时候才应该更换系统或机器，但实际情况往往是人们很难客观地评价，ERP也是如此。

数据的准确性是最能反映企业ERP系统运行状况的指标。在改进ERP系统时，我们必须掌握基本数据，并根据需要审查价目表、供应商名单和其他记录。

具体来说，应检查以下各组数据的准确率：

一、ERP管理系统账户库存中数量与实物数量的一致性

使用ERP系统后，根据系统数据进行实物盘点，然后确定两者之间的差异，分析原因，也可以知道用户是否按照标准操作。

二.订单中的未交货详细信息

包括采购订单上的未交付明细和销售订单上的未交付明细，采购订单和销售订单根据其他文件更新，涉及多部门合作，如有问题，应采取措施确保各部门的友好合作。

三、需要检查的单据编号是否符合要求

在企业进入ERP系统之前，通常需要准备一套编码规则，包括各种文件的编号、产品编号、员工编号等。在实际工作中，人员流动等原因会导致编码混乱。编码规则不一致会给其他部门查询数据带来困难。因此，在改进时，可以询问员工是否根据编码规则进行编码，并加强对相关用户的培训。

目前，大多数企业ERP系统是流程驱动的。换言之，ERP系统是根据业务流程开发、设计、实施和运行的。这给了我们ERP系统改进的第二个指标，即评价企业用户操作流程的标准化。

在评价该指标时，有必要把握企业的关键流程，具体来说就是以下流程。

1.销售周期流程

包括客户审查、信用审查、销售收据、交货等环节。建议抓住关键环节的关键点，看看用户的操作是否到位。

2.相关计划的操作流程

例如，对于先接收订单后采购的企业，需要根据销售订单生成采购计划。在改进时，有必要考虑后续操作符合该计划的程度。一般来说，如果计划符合实际情况，需要先修改计划，不能在后续单据中直接修改。如果销售订单发生变化，您需要先更改销售订单，然后根据更改后的销售订单调整销售计划和采购计划。这是一个持续的过程。如果在此发现不一致，系统审计员需要分析不一致的原因并寻求后续措施。

3.采购周期流程

在这个过程中，主要是采购订单过程和采购入库过程。对于采购订单，企业一般需要原始单据才能允许无订单采购。系统审核员可以在没有原始单据的情况下导出采购订单，然后进行跟踪分析。检查ERP系统时，您可以分析文档是否完整。如果是完整的，则意味着相关的操作是按照流程进行的，否则，需要后续的完善操作。

4.支付流程

对于ERP系统，支付业务主要是检查相关文件的内容。例如，对于供应商付款，必须考虑采购订单、供应商发票、收据文件和其他文件是否完整，金额是否有任何问题。同时，还应注意是否有重复的付款单据等。通过分析这些文件，可以判断与支付相关的用户是否操作规范，是否存在偷工减料甚至欺诈行为。

5.注意一些特殊的过程

还有一些内容是企业管理层比较重视的，比如预收预付，这需要特殊的程序。例如，对于预付款业务，只有在客户付款后才能安排生产或装运。

当ERP系统被更熟练地使用时，用户将对ERP系统有很强的依赖性。一旦ERP系统无法正常运行，用户将无法开展正常工作。如果企业能够达到这个水平，那么就可以从宏观的角度来解释企业ERP仍然运行良好。因此，系统改进的最终目标就是指向这个结果，希望优化后的ERP系统能够达到这个效果。

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